L'esame dei documenti avviene presso l'ufficio indicato nell'atto di accoglimento della richiesta, nelle ore di apertura dell'ufficio stesso e alla presenza, se necessaria, di personale addetto. I documenti amministrativi sui quali è consentito l'accesso non possono essere alterati in alcun modo e non possono essere asportati dal luogo presso cui sono dati in visione.
L'esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata, con l'eventuale accompagnamento di altra persona di cui vanno specificate le generalità, che devono essere poi registrate in calce alla richiesta. L'interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.
Su richiesta dell'interessato, le copie possono essere autenticate.
L'accoglimento della richiesta di accesso a un documento, comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento. Le modalità di accesso agli atti correlati, che come si intuisce può costituire un ostacolo all'attività della pubblica amministrazione, è una tipica materia che può trovare specifica normazione nei regolamenti adottati dai singoli enti.